Versie 2026-08-14 · Meritxell Media, handelend onder de naam “Mia Automation”
Geldende versie, van kracht sinds 14 augustus 2026. Dit is de volledige en definitieve tekst; eerdere versies sturen we op verzoek toe. De bedrijfs- en registratiegegevens onderaan deze pagina zijn verifieerbaar bij de Kamer van Koophandel.
De korte versie: jouw gegevens draaien op onze eigen servers in Nederland, we verkopen nooit iets door en we trainen geen AI-modellen op jouw data. Hieronder staat het volledige verhaal.
1. Wie is verantwoordelijk
Meritxell Media (handelend onder de naam Mia Automation), Van den Berghstraat 16, 5271 HS Sint-Michielsgestel, Nederland — KvK 80564186, btw NL003457110B94 — is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die we via https://mia-automation.com en onze diensten verzamelen. Contact: info@mia-automation.com.
Belangrijk onderscheid: voor gegevens die jíj Mia laat verwerken (bijvoorbeeld de inhoud van jouw e-mail, agenda of klantgegevens in jouw apps) ben jij verantwoordelijke en zijn wij verwerker. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst.
We zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en hebben die ook niet. Je vaste aanspreekpunt voor alles rond privacy is info@mia-automation.com.
Bestellingen — ordergegevens, factuurgegevens en betaalstatus. Betaalgegevens zelf lopen via Stripe; wij zien nooit je kaart- of rekeninggegevens.
Gebruik van je omgeving — credit-verbruik, taaklogboek en technische logs, nodig voor afrekening, support en beveiliging.
Gesprekken met Mia — de inhoud van je chats, zodat Mia context houdt en haar werk kan doen. Deze blijven binnen jouw omgeving.
Gekoppelde diensten — alleen als jij ze koppelt (zoals e-mail of agenda) en alleen om jouw opdrachten uit te voeren.
Websitemeting (eigen, zonder cookies) — welke pagina's bezocht worden, hoe lang, waar je vandaan komt en welke knoppen werken. Dit meten we zelf op onze eigen server, zonder cookies, met een willekeurig bezoeker-kenmerk in plaats van je naam en zonder je volledige IP-adres op te slaan. Staat “Do Not Track” in je browser aan, dan meten we niets.
Google Analytics 4 — alleen ná jouw toestemming via de cookiebanner. Zonder toestemming draait GA4 in cookieloze modus (Consent Mode) en worden er geen cookies geplaatst.
Sessie-opnames — alleen ná jouw aparte toestemming. Het is een geanonimiseerde weergave van muisbewegingen en klikken op onze eigen server; wat je in velden typt wordt nooit opgenomen.
A/B-tests — we tonen soms twee varianten van een pagina om te zien welke duidelijker is. Welke variant je ziet, wordt lokaal in je browser onthouden en niet aan je persoon gekoppeld.
Leads — als je een formulier invult: de gegevens die je zelf opgeeft.
Bij een account en een bestelling zijn naam, e-mailadres en factuurgegevens noodzakelijk: zonder die gegevens kunnen we geen overeenkomst met je sluiten en de dienst niet leveren. Al het overige geef je vrijwillig.
3. Waarvoor en op welke grondslag
Doel
Grondslag
Levering van de dienst (account, omgeving, support)
Noodzakelijke cookies plaatsen we altijd (inloggen, taalkeuze, beveiliging). Voor Google Analytics en sessie-opnames vragen we eerst toestemming; je kiest per categorie en je keuze pas je op elk moment aan via de cookie-instellingen onderaan de site.
Onze eigen websitemeting werkt zonder cookies en zonder profielen: geen herkenning tussen websites, geen advertentiedoeleinden, geen doorverkoop. We respecteren de “Do Not Track”-instelling van je browser. Wil je ook die meting niet, mail dan info@mia-automation.com — dan zetten we het voor jou uit.
5. Met wie we gegevens delen
We verkopen nooit gegevens. We delen alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren:
Anthropic (VS) — AI-modellen die Mia's opdrachten verwerken; er wordt niet getraind op jouw data.
Stripe — betalingen en facturen.
Google — alleen voor de diensten die jij koppelt (Workspace) en voor analytics na toestemming.
Hosting — onze eigen servers in Nederlandse datacenters; geen publieke cloud voor jouw omgeving.
Verder delen we alleen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op vordering van een bevoegde autoriteit. Met elke partij die voor ons persoonsgegevens verwerkt, sluiten we een verwerkersovereenkomst.
6. Doorgifte buiten de EU
Jouw omgeving en onze back-ups staan in Nederland. Twee onderdelen raken de Verenigde Staten: de AI-modellen van Anthropic en — als je daar toestemming voor geeft — Google Analytics.
Voor die doorgifte leunen we op het EU-VS Data Privacy Framework, aangevuld met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als achtervang. We beperken wat er de EU verlaat tot wat nodig is om jouw opdracht uit te voeren, en verkeer is onderweg altijd versleuteld. Wil je precies weten welke onderdelen van jouw proces de EU raken, vraag het ons via info@mia-automation.com — we sturen je een overzicht.
7. Hoe lang we bewaren
Account en omgeving: zolang je klant bent, plus 30 dagen export-venster na opzegging.
Facturen en ordergegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
Leadgegevens: maximaal 2 jaar na het laatste contact.
8. Beveiliging
Elke klant draait in een eigen geïsoleerde omgeving met firewall-isolatie, versleutelde off-site back-ups en dagelijkse geautomatiseerde security-audits. Meer hierover op onze veiligheidspagina. Bij een datalek met risico voor jouw rechten melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we jou zodra dat nodig is.
9. Geautomatiseerde besluitvorming
We nemen geen besluiten met rechtsgevolg of vergelijkbaar gewicht uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking, en we doen niet aan profilering voor advertenties. Mia bereidt werk voor en doet voorstellen; een mens — jij — blijft aan de knoppen. Automatische controles gebruiken we alleen om misbruik en fraude te signaleren, en een daaruit volgende beperking beoordelen we altijd zelf voordat die definitief wordt.
10. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Verwerken we iets op basis van jouw toestemming, dan mag je die op elk moment intrekken; dat raakt niet de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór. Mail info@mia-automation.com; we reageren binnen 30 dagen en vragen alleen om extra identificatie als we echt twijfelen wie je bent. Verzoeken zijn kosteloos.
Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.
11. Wijzigingen
Bij wezenlijke wijzigingen van deze verklaring informeren we je per e-mail of via je omgeving. Bovenaan staat altijd de geldende versiedatum; eerdere versies sturen we op verzoek toe.
Bedrijfsgegevens
Statutaire naam
Meritxell Media
Handelsnaam
Mia Automation
Adres
Van den Berghstraat 16, 5271 HS Sint-Michielsgestel, Nederland
Version 2026-08-14 · Meritxell Media, trading as “Mia Automation”
Current version, in force since 14 August 2026. This is the complete and definitive text; earlier versions are available on request. The company and registration details at the bottom of this page are verifiable at the Dutch Chamber of Commerce. In case of conflict between translations, the Dutch version prevails.
The short version: your data runs on our own servers in the Netherlands, we never sell anything, and we never train AI models on your data. The full story is below.
1. Who is responsible
Meritxell Media (trading as Mia Automation), Van den Berghstraat 16, 5271 HS Sint-Michielsgestel, The Netherlands — Chamber of Commerce 80564186, VAT NL003457110B94 — is the controller for data collected via https://mia-automation.com and our services. Contact: info@mia-automation.com.
Important distinction: for data yóu have Mia process (such as the content of your email, calendar or customer data in your apps), you are the controller and we are the processor. The data processing agreement applies to that.
We are not required to appoint a data protection officer and have not appointed one. Your permanent point of contact for anything privacy-related is info@mia-automation.com.
2. What data we process
Account — name, email address, password (stored encrypted), language preference.
Orders — order data, invoice data and payment status. Payments run through Stripe; we never see your card or bank details.
Use of your environment — credit usage, task log and technical logs, needed for billing, support and security.
Conversations with Mia — the content of your chats, so Mia keeps context. These stay within your environment.
Connected services — only if you connect them (such as email or calendar) and only to carry out your instructions.
Website measurement (our own, cookieless) — which pages are visited, for how long, where you came from and which buttons work. We measure this ourselves on our own server, without cookies, using a random visitor identifier instead of your name and without storing your full IP address. If “Do Not Track” is enabled in your browser, we measure nothing.
Google Analytics 4 — only after your consent via the cookie banner. Without consent, GA4 runs in cookieless mode (Consent Mode) and no cookies are set.
Session recordings — only after your separate consent. It is an anonymised rendering of mouse movement and clicks on our own server; what you type into fields is never recorded.
A/B tests — we sometimes show two versions of a page to see which is clearer. Which version you see is remembered locally in your browser and is not linked to you personally.
Leads — if you fill in a form: the data you provide yourself.
For an account and an order, your name, email address and billing details are required: without them we cannot enter into an agreement with you or deliver the service. Everything else you provide voluntarily.
3. Purposes and legal bases
Purpose
Legal basis
Delivering the service (account, environment, support)
Performance of the contract
Invoicing and administration
Legal obligation
Security, abuse prevention, logging
Legitimate interest
Our own cookieless website measurement and A/B tests
Legitimate interest (a working, understandable website)
Google Analytics 4 and session recordings
Consent (cookie banner)
News and product updates
Consent, opt-out at any time
4. Cookies and measurement on the website
Necessary cookies are always set (login, language, security). For Google Analytics and session recordings we ask for consent first; you choose per category and can adjust your choice at any time via the cookie settings at the bottom of the site.
Our own website measurement works without cookies and without profiles: no cross-site recognition, no advertising purposes, no resale. We respect your browser's “Do Not Track” setting. If you would rather not be included in that measurement either, email info@mia-automation.com and we will switch it off for you.
5. Who we share data with
We never sell data. We only share with parties needed to deliver the service:
Anthropic (US) — AI models processing Mia's tasks; no training on your data.
Stripe — payments and invoices.
Google — only for services you connect (Workspace) and analytics after consent.
Hosting — our own servers in Dutch data centres; no public cloud for your environment.
Beyond that we only share where the law obliges us to, for example at the demand of a competent authority. We conclude a data processing agreement with every party that processes personal data on our behalf.
6. Transfers outside the EU
Your environment and our backups are located in the Netherlands. Two components touch the United States: Anthropic's AI models and — if you consent — Google Analytics.
For those transfers we rely on the EU-US Data Privacy Framework, supplemented by the European Commission's Standard Contractual Clauses as a fallback. We limit what leaves the EU to what is needed to carry out your instruction, and traffic is always encrypted in transit. If you want to know exactly which parts of your process touch the EU border, ask us at info@mia-automation.com and we will send you an overview.
7. Retention
Account and environment: while you are a customer, plus a 30-day export window after cancellation.
Invoices and order data: 7 years (tax retention obligation).
Technical logs: up to 12 months.
Website measurement (our own analytics events): 90 days, then deleted automatically.
Session recordings: 30 days, then deleted automatically.
Lead data: up to 2 years after last contact.
8. Security
Every customer runs in an isolated environment with firewall isolation, encrypted off-site backups and daily automated security audits. More on our security page. In case of a data breach posing a risk to your rights, we report it to the Dutch Data Protection Authority within 72 hours and inform you as soon as that is required.
9. Automated decision-making
We do not take decisions with legal or similarly significant effect based solely on automated processing, and we do not profile for advertising. Mia prepares work and makes suggestions; a human — you — stays in control. We only use automated checks to flag abuse and fraud, and we always review any resulting restriction ourselves before it becomes final.
10. Your rights
You have the right to access, rectification, erasure, restriction, data portability and objection. Where we process on the basis of your consent, you may withdraw it at any time; that does not affect the lawfulness of processing before withdrawal. Email info@mia-automation.com; we respond within 30 days and only ask for additional identification if we genuinely doubt who you are. Requests are free of charge.
If we cannot resolve it together, you may lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens, PO Box 93374, 2509 AJ The Hague).
11. Changes
We will inform you of material changes to this policy by email or via your environment. The applicable version date is always shown at the top; earlier versions are available on request.
Company details
Registered name
Meritxell Media
Trading name
Mia Automation
Address
Van den Berghstraat 16, 5271 HS Sint-Michielsgestel, The Netherlands
Version 2026-08-14 · Meritxell Media, exerçant sous le nom « Mia Automation »
Version en vigueur depuis le 14 août 2026. Il s'agit du texte complet et définitif ; les versions antérieures sont disponibles sur demande. Les informations d'entreprise et d'immatriculation en bas de page sont vérifiables auprès de la Chambre de commerce néerlandaise. En cas de divergence entre les traductions, la version néerlandaise fait foi.
En bref : vos données tournent sur nos propres serveurs aux Pays-Bas, nous ne vendons jamais rien et nous n'entraînons aucun modèle d'IA sur vos données. Les détails ci-dessous.
1. Qui est responsable
Meritxell Media (exerçant sous le nom Mia Automation), Van den Berghstraat 16, 5271 HS Sint-Michielsgestel, Pays-Bas — KvK 80564186, TVA NL003457110B94 — est responsable du traitement des données collectées via https://mia-automation.com et nos services. Contact : info@mia-automation.com.
Distinction importante : pour les données que vôus faites traiter par Mia (contenu de vos e-mails, agenda ou données clients dans vos applications), vous êtes responsable du traitement et nous sommes sous-traitant. L'accord de sous-traitance s'y applique.
Nous ne sommes pas tenus de désigner un délégué à la protection des données et n'en avons pas désigné. Votre interlocuteur permanent pour toute question de confidentialité est info@mia-automation.com.
2. Données traitées
Compte — nom, adresse e-mail, mot de passe (chiffré), langue.
Commandes — données de commande, de facturation et statut de paiement. Les paiements passent par Stripe ; nous ne voyons jamais vos données bancaires.
Utilisation de votre environnement — consommation de credits, journal des tâches et logs techniques (facturation, support, sécurité).
Conversations avec Mia — le contenu de vos chats, pour que Mia garde le contexte. Ils restent dans votre environnement.
Services connectés — uniquement si vous les connectez et uniquement pour exécuter vos instructions.
Mesure d'audience interne (sans cookies) — quelles pages sont consultées, combien de temps, d'où vous venez et quels boutons fonctionnent. Nous mesurons cela nous-mêmes sur notre propre serveur, sans cookies, avec un identifiant de visiteur aléatoire au lieu de votre nom et sans conserver votre adresse IP complète. Si « Do Not Track » est activé dans votre navigateur, nous ne mesurons rien.
Google Analytics 4 — uniquement après votre consentement via la bannière cookies. Sans consentement, GA4 fonctionne en mode sans cookie (Consent Mode) et aucun cookie n'est déposé.
Enregistrements de session — uniquement après votre consentement distinct. Il s'agit d'un rendu anonymisé des mouvements de souris et des clics sur notre propre serveur ; ce que vous saisissez dans les champs n'est jamais enregistré.
Tests A/B — nous affichons parfois deux versions d'une page pour voir laquelle est la plus claire. La version que vous voyez est mémorisée localement dans votre navigateur et n'est pas liée à votre personne.
Prospects — si vous remplissez un formulaire : les données que vous fournissez.
Pour un compte et une commande, vos nom, adresse e-mail et données de facturation sont nécessaires : sans elles, nous ne pouvons ni conclure de contrat ni fournir le service. Tout le reste est fourni volontairement.
3. Finalités et bases légales
Finalité
Base légale
Fourniture du service (compte, environnement, support)
Exécution du contrat
Facturation et administration
Obligation légale
Sécurité, prévention des abus, journalisation
Intérêt légitime
Mesure d'audience interne sans cookies et tests A/B
Intérêt légitime (un site clair et fonctionnel)
Google Analytics 4 et enregistrements de session
Consentement (bannière cookies)
Actualités et mises à jour produit
Consentement, désinscription à tout moment
4. Cookies et mesure sur le site
Les cookies nécessaires sont toujours placés (connexion, langue, sécurité). Pour Google Analytics et les enregistrements de session, nous demandons d'abord votre consentement ; vous choisissez par catégorie et pouvez modifier votre choix à tout moment via les paramètres cookies en bas du site.
Notre mesure d'audience interne fonctionne sans cookies et sans profilage : pas de reconnaissance entre sites, pas de finalité publicitaire, pas de revente. Nous respectons le réglage « Do Not Track » de votre navigateur. Si vous préférez être exclu de cette mesure également, écrivez à info@mia-automation.com et nous la désactiverons pour vous.
5. Destinataires
Nous ne vendons jamais de données. Nous partageons uniquement avec les parties nécessaires :
Anthropic (États-Unis) — modèles d'IA traitant les tâches de Mia ; aucun entraînement sur vos données.
Stripe — paiements et factures.
Google — uniquement pour les services que vous connectez et l'analytics après consentement.
Hébergement — nos propres serveurs dans des centres de données néerlandais ; pas de cloud public pour votre environnement.
Au-delà, nous ne partageons que lorsque la loi nous y oblige, par exemple à la demande d'une autorité compétente. Nous concluons un accord de sous-traitance avec chaque partie qui traite des données personnelles pour notre compte.
6. Transferts hors UE
Votre environnement et nos sauvegardes se trouvent aux Pays-Bas. Deux composants touchent les États-Unis : les modèles d'IA d'Anthropic et — si vous y consentez — Google Analytics.
Pour ces transferts, nous nous appuyons sur le Data Privacy Framework UE–États-Unis, complété par les clauses contractuelles types de la Commission européenne à titre de garantie subsidiaire. Nous limitons ce qui quitte l'UE à ce qui est nécessaire à l'exécution de votre instruction, et le trafic est toujours chiffré en transit. Pour savoir précisément quelles parties de votre processus franchissent la frontière de l'UE, écrivez à info@mia-automation.com : nous vous envoyons un aperçu.
7. Durées de conservation
Compte et environnement : pendant la relation client, plus 30 jours d'export après résiliation.
Factures et commandes : 7 ans (obligation fiscale).
Enregistrements de session : 30 jours, puis suppression automatique.
Données prospects : 2 ans maximum après le dernier contact.
8. Sécurité
Chaque client dispose d'un environnement isolé avec pare-feu, sauvegardes chiffrées hors site et audits de sécurité automatisés quotidiens. Plus d'informations sur notre page sécurité. En cas de violation de données présentant un risque pour vos droits, nous la notifions à l'autorité néerlandaise de protection des données dans les 72 heures et vous informons dès que cela s'impose.
9. Décision automatisée
Nous ne prenons aucune décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative sur le seul fondement d'un traitement automatisé, et nous ne faisons pas de profilage publicitaire. Mia prépare le travail et propose ; un humain — vous — garde la main. Les contrôles automatisés servent uniquement à signaler les abus et la fraude, et toute restriction qui en découle est toujours revue par nos soins avant de devenir définitive.
10. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment ; cela n'affecte pas la licité du traitement antérieur. Écrivez à info@mia-automation.com ; réponse sous 30 jours, et nous ne demandons une pièce d'identité complémentaire qu'en cas de doute réel sur votre identité. Les demandes sont gratuites.
À défaut de solution avec nous, vous pouvez saisir l'autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ La Haye).
11. Modifications
Nous vous informons des modifications substantielles par e-mail ou via votre environnement. La date de version applicable figure toujours en haut ; les versions antérieures sont disponibles sur demande.
Informations sur l'entreprise
Dénomination légale
Meritxell Media
Nom commercial
Mia Automation
Adresse
Van den Berghstraat 16, 5271 HS Sint-Michielsgestel, Pays-Bas