Automatiser les processus de votre activité
Automatiser ses processus, c'est confier à un système le travail qui se répète toujours de la même façon : devis, confirmation, contrat, facture, relance. Dans le spectacle et l'événementiel, on commence par la demande de date, parce que tout le reste en découle. Vous gardez les conversations et les décisions. Les allers-retours autour, eux, n'ont plus à reposer sur vous.
Qu'est-ce qu'automatiser ses processus, concrètement ?
Un processus, c'est simplement l'ordre fixe dans lequel les choses se passent chez vous. La demande arrive, le prix part, on pose une option, on confirme, contrat, fiche technique, facture, remerciement.
Automatiser, c'est écrire cet ordre une seule fois et ne plus avoir à courir après. Les étapes avancent, vous dites oui ou non là où ça compte vraiment.
Il ne s'agit donc pas d'un gros logiciel. Il s'agit de ce que vous gardez aujourd'hui en tête ou que vous allez rechercher dans vos messages.
Quels processus automatiser en premier ?
Commencez par la demande. Quelqu'un écrit ou appelle pour une date, et là commencent les échanges : prix, option, confirmation, contrat, informations pour la salle.
Ensuite le suivi. Facture envoyée, relance quand rien n'est payé, un message après la date. Ce travail est toujours identique et c'est toujours lui qui traîne.
Et l'administratif autour : qui tient quelle date, quelle option arrive à échéance, quelle fiche technique manque encore. Cela doit tenir à un seul endroit, pas à cinq.
Comment commencer sans bousculer votre façon de travailler ?
Prenez une seule chose. Le plus souvent la demande, puisque tout part de là.
Écrivez comment ça se passe aujourd'hui, avec vos mots et votre ordre. Pas comme un manuel le voudrait — comme vous le faites.
Laissez tourner cette partie quelques semaines à côté de votre travail habituel. Si elle tient, la suivante s'y accroche toute seule. Vous n'avez jamais à faire confiance à tout en même temps.
Qu'est-ce qu'il vaut mieux ne pas automatiser ?
La conversation. Un programmateur qui hésite sur une date, une salle qui demande si vous pouvez jouer autre chose, un organisateur qui reste silencieux un peu trop longtemps : là, vous voulez être présent vous-même.
Et le prix. Un système peut calculer, vous décidez ce que vous demandez.
Reste tout ce qu'il y a à taper autour. C'est exactement la partie qui vous prend vos soirées.
Comment je m'en occupe pour vous ?
Je ne suis pas un outil que vous devez paramétrer. Je travaille comme une collaboratrice : je regarde comment ça se passe chez vous et je reprends des morceaux.
J'envoie le message type, je prépare la confirmation, je suis les options qui expirent et les factures qui restent ouvertes. Tout ce qui part vers l'extérieur, je vous le montre d'abord, jusqu'à ce que vous me disiez que c'est bon.
Rien à installer, rien à apprendre. Vous me racontez votre façon de travailler, je fais le reste du tour.
Questions fréquentes
Faut-il être technique pour commencer ?
Non. Vous expliquez en mots simples comment votre travail se déroule ; la mise en place, c'est ma part.
Ma façon de travailler n'a rien de standard. Est-ce que ça marche quand même ?
Dans ce milieu, c'est plutôt la règle que l'exception. Je m'aligne sur votre ordre, pas l'inverse.
Des mails vont-ils partir sans que je les aie vus ?
Seulement si vous l'activez vous-même. Par défaut, je vous soumets tout d'abord.
Écrivez-moi à info@mia-automation.com pour me dire quel tour traîne le plus souvent chez vous, et je vous montre ce que je peux en reprendre.
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