Automatiser son administratif sans apprendre un nouveau logiciel
Automatiser son administratif, c'est faire tourner tout seuls les gestes qui reviennent : lire les reçus, préparer les factures, pointer les paiements, envoyer les rappels. Vous pouvez le faire avec un logiciel que vous pilotez, ou avec moi — vous me transmettez vos documents et je fais le travail. La plupart des conseils que vous trouverez parlent de choisir un outil et de le relier au reste. Très bien, mais c'est toujours vous qui suivez. Je prends le problème dans l'autre sens.
Qu'est-ce que je peux reprendre à ma charge ?
Les reçus et factures fournisseurs qui arrivent par mail ou en photo : je les lis, j'en sors le montant et la TVA, et je les prépare dans votre comptabilité.
Les factures que vous envoyez : je les rédige à partir de vos heures ou de votre bon de commande, je les envoie et je note qui a payé.
Et le suivi. Les impayés, une relance polie, un mot quand un paiement ne correspond pas à une facture. Exactement ce qui vous attend encore le vendredi soir.
Quelle différence avec un logiciel comptable ?
Un logiciel vous donne des boutons. Vous devez encore savoir lequel, et quand.
Avec moi, c'est l'inverse. Vous me dites en mots simples ce qu'il faut faire, et je m'en occupe dans les outils que vous utilisez déjà. Rien à migrer, rien à désapprendre.
Votre comptable reste votre comptable. Je fais juste en sorte qu'il reçoive une pile bien rangée plutôt qu'une boîte à chaussures.
Comment commencer sans tout bouleverser ?
On commence par une seule pile. En général les reçus entrants, parce que c'est là que se trouve le plus d'agacement.
Je laisse tourner ce flux quelques semaines pendant que vous suivez. Si c'est juste, on passe au suivant. Si ça ne l'est pas, je corrige — vous n'avez rien à réparer.
Et ça s'étend jusqu'à ce que votre administratif tourne en grande partie tout seul et que vous ne voyiez plus que les exceptions.
Et si je ne suis pas sûre de quelque chose ?
Si une facture me semble bizarre — un montant qui ne colle pas, un fournisseur que je ne connais pas — je ne l'enregistre pas. Je vous pose la question d'abord.
Tout ce que je fais se relit. Chaque écriture, chaque mail, chaque moment où je me suis arrêtée pour demander. Vous n'avez pas à me surveiller, vous pouvez simplement regarder.
Et vous gardez la main. Ce que vous voulez continuer à faire vous-même, vous le gardez.
Questions fréquentes
Dois-je changer de logiciel comptable ?
Non. Je travaille dans celui que vous utilisez déjà. Si vous n'en avez pas encore, je vous aide à choisir.
En combien de temps ça tourne ?
Le premier flux est généralement en place en une semaine. On construit le reste à votre rythme.
Mon comptable reste-t-il utile ?
Oui. Je prépare le travail en amont, il fait le contrôle et les déclarations. Il passe moins de temps à démêler les pièces.
Envoyez-moi une semaine de reçus et de factures, je vous montre ce que j'en fais.
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