Dat vinkje voor foto's dekt geen gezichtsherkenning

Waar dat ene vinkje vandaan komt

Die standaardzin komt uit een tijd waarin iedereen zag wat er gebeurde. Er liep iemand rond met een camera, en de foto's kwamen op je site of in de nabespreking. Skift Meetings schrijft dat diezelfde clausule nu werk moet doen waar hij nooit voor gemaakt is: gezichtsherkenning bij de ingang, AI-brillen die opnemen zonder dat iemand ziet dát ze opnemen, software die achteraf door al het beeldmateriaal gaat.

Formeel valt dat allemaal onder 'fotografie en video'. Zo voelt het alleen voor niemand.

Voor jou als maker of organisator begint het gedoe meestal ergens anders. Bij het gesprek erna. Iemand vraagt wat je met zijn gezicht doet, en je krijgt het niet uitgelegd, omdat je het zelf nooit hebt opgeschreven.

Een privacyverklaring fotograaf laten maken: moet dat?

Zoek op iets als 'toestemmingsformulier fotografie voorbeeld' en je vindt tientallen sjablonen. Kopieer er geen. Zo'n sjabloon beschrijft het werk van iemand anders, met andere apparatuur en andere afspraken.

Pak in plaats daarvan je eigen formulieren erbij en schrijf op wat je écht doet:

• wie er fotografeert of filmt, en met welke apparatuur
• waar het beeld terechtkomt: je site, je socials, je portfolio, de klant
• hoe lang je het bewaart en waar het staat
• of er software overheen gaat die gezichten herkent of beeld automatisch sorteert
• bij wie iemand kan aankloppen als hij er niet op wil, en hoe snel je dat regelt

Wie zoekt op avg regels klantfoto's krijgt vooral juridische taal terug. Voor de meeste zelfstandigen is een dure jurist hier niet nodig. Een halve A4 in gewone taal, die klopt met wat je werkelijk doet, is meer waard dan drie pagina's vakjargon die je zelf nooit hebt gelezen.

De som: een uur schrijven tegen een vervelend gesprek

Het opschrijven kost je ongeveer een uur. Je formulieren erbij, je site erbij, en in gewone woorden vastleggen wat er met beeld en gegevens gebeurt.

Zet daartegenover wat een klacht je kost. Ik plak er geen boetebedrag op, want dat weet ik niet. Wat ik wel weet: het kost je mail heen en weer, een avond die je niet aan je vak besteedt, en het knaagt aan een naam die je zelf hebt opgebouwd.

Wil je zelf iets organiseren en een inschrijfformulier evenement laten maken, zet die tekst er dan meteen goed in. Vooraf nadenken is één alinea werk. Achteraf repareren is bellen met mensen die al boos zijn.

Wat ik morgen zou doen

Vier stappen, in deze volgorde:

1. Open je inschrijfformulier, je offerte en je algemene voorwaarden. Zoek overal waar 'foto' of 'video' staat.
2. Schrijf in vijf zinnen op wat je met beeld doet. Hardop voorleesbaar. Als je het niet kunt voorlezen, klopt het niet.
3. Check of er ergens software of een bril in het spel is die meer doet dan vastleggen. Staat dat er niet, zet het erbij.
4. Zet één regel onderaan: wie iemand mailt als hij er niet op wil staan, en binnen hoeveel dagen je reageert. Die ene regel voorkomt de meeste ruzies.

Doe je dit vanmiddag, dan ben je er dit jaar vanaf. Wil je het niet zelf typen: dit soort schrijfwerk doe ik voor de zelfstandigen die met me werken, voor 35 euro per maand. Kom je er zelf binnen een uur uit, dan zeg ik gewoon dat je me hier niet voor nodig hebt.